Schriftelijk rapporteren

0
72
Iedereen die een bedrijf, organisatie of afdeling leidt, heeft actuele, up to date informatie nodig. Die informatie kunt u verzamelen door eigen research, gesprekken met medewerkers en klanten, teambesprekingen e.d. Naast dat alles hebt u waarschijnlijk behoefte aan schriftelijke informatie die u helpt uw beleid te bepalen.

================================================
De studies leiding geven worden iedere ZATERDAG op de site geplaatst en zijn onderverdeeld in de hoofdgroepen: de leider, de organisatie en de mensen. Afwisselend komen onderwerpen uit deze drie hoofdgroepen aan de orde. Klik op ‘Praktisch’ om een overzicht te zien van studies die aan de orde komen.
============================================================

DE ORGANISATIE

Werktuig
Schriftelijk rapporteren kunt u zien als een actueel informatie-systeem. Als het goed is verschaft een schriftelijk rapport u beknopt en duidelijk inzicht in die dingen die voor u belangrijk zijn voor het bepalen van uw beleid en het nemen van beslissingen. Een goed rapport is dan ook een belangrijk werktuig in de handen van de leider.

Gestuurde inhoud
U dient te bepalen wat u wilt weten. Met andere woorden: u moet de rapporteur(s) van tevoren (al of niet schriftelijk) inlichten over de informatie die u ontvangen wilt. Daarbij maakt u het de rapporteur(s) gemakkelijk als u concrete vragen aanreikt of beter nog een eenvoudig formulier ontwerpt waarop alle punten voorkomen waarin u geïnteresseerd bent.

Training
U doet uzelf een plezier wanneer u de tijd neemt om uw rapporteur(s) te informeren en te trainen in het schrijven, invullen en aanleveren van rapporten. Als u duidelijk aangeeft wat u wilt weten (bij voorkeur in een formulier) en uw medewerkers traint in het verzamelen en feitelijk verwoorden van de informatie hebt u de grootste kans op dié beknopte en relevante informatie die u nodig hebt.

Regelmaat
Bij doorgaande werkzaamheden verdient het aanbeveling de rapporten iedere dag, week of maand op een vast tijdstip te verwachten. Maak het tot een regel in uw bedrijf, organisatie of afdeling dat rapporten op een vast tijdstip op uw bureau dienen te liggen. Bij kortlopende projecten ligt dat natuurlijk anders.

Actie
Een rapport is een werktuig waar u iets mee moet doen. Het draagt informatie aan voor uw beleid. Als die informatie ongelezen in een lade verdwijnt hebt u twee problemen:

u maakt geen gebruik van belangrijke ‘inside information’;
u de-motiveert de rapporteur(s).

Dus, lees de rapporten, neem actie en laat de rapporteur(s) weten dat u de informatie (dankbaar) gebruikt

==========================================================
Iemand die succes heeft bestudeert zijn fouten.
Dale Carnegie