Vergaderen deel 2

0
58
In deze studie een aantal praktische tips met betrekking tot het leiden van vergaderingen.

===========================================================
De studies leiding geven worden iedere ZATERDAG op de site geplaatst en zijn onderverdeeld in de hoofdgroepen: de leider, de organisatie en de mensen. Afwisselend komen onderwerpen uit deze drie hoofdgroepen aan de orde. Klik op ‘Praktisch’ om een overzicht te zien van studies die aan de orde komen.
============================================================

Schriftelijk
Zet alles op paper: stuur een schriftelijke uitnodiging met een agenda; bespreek voorstellen die schriftelijk zijn ingediend, vat de vergadering samen in notulen. Maar, let op: train uzelf en uw mensen om alles wat op papier gezet wordt kort en bondig te doen. Voorkom ‘gezwets’.

Tijd
Bepaal een start- en eindtijd voor de vergadering en houd u daaraan. Als u dat consequent doorvoert gaat de tijd voor u werken. Deelnemers aan de vergadering weten dat de tijd beperkt is en dat moedigt aan tot concreet en ‘to the point’ werken. Op tijd ophouden betekent ook dat deelnemers plannen kunnen maken voor na de vergadering.

Voorbereiding
Zoals bij zoveel dingen in het leven ligt het succes van een vergadering in de voorbereiding van zowel de deelnemers als ook van de voorzitter.
De deelnemers moeten van tevoren inzicht hebben in de onderwerpen die besproken worden en zo mogelijk voorstellen van tevoren kunnen bestuderen.
De voorzitter dient een duidelijk beeld te hebben van het doel van de vergadering en de beslissingen die genomen moeten worden. Hoe beter hij voorbereid is, hoe beter hij de vergadering zal kunnen leiden in een richting die hij wenselijk acht.

Leiden
Neem en houd de vergadering stevig in handen. Daarbij helpt een duidelijk plan (begin- en eindtijd, agenda en duidelijkheid over besluitvorming). Als voorzitter bent u ervoor verantwoordelijk om de groep binnen het gestelde tijdsbestek te leiden tot het bespreken van de aangedragen onderwerpen en zo nodig het nemen van beslissingen. Wees daarom niet bang om uw gezag als voorzitter te gebruiken door bijvoorbeeld deelnemers in de rede te vallen, te wijzen op het doel van de vergadering of zelfs door hen het woord te ontnemen.

Duidelijkheid
Het moet voor alle betrokkenen absoluut duidelijk zijn hoe beslissingen worden genomen.

Samenvatten en voorstellen
Probeer vele malen tijdens de vergadering het gesprokene samen te vatten en zo mogelijk een voorstel daaraan te verbinden. Leidt de groep dan verder om uw voorstel te bespreken. Zeg bijvoorbeeld: Als ik zo naar u allen luister is het duidelijk dat wij als groep tenderen naar … daarom wil ik het volgende voorstellen …
Vat altijd de genomen beslissingen samen. Dit is belangrijk zodat de deelnemers nog een keer horen wat de uitkomst van de vergadering is en het helpt de notulist(e) exact weer te geven wat besloten is.

==========================================================
Indien tijd geld is, leeft iedereen boven zijn stand.
Ludwig Fulda